Das Dokumentenmanagement dient als technische Infrastruktur zur Implementierung einer eAktenlösung, deren Einführung einen vielfältigen Nutzen generiert. So ist die elektronische Aktenführung Grundvoraussetzung für alle digitalen eGovernment-Angebote im Rahmen einer modernen digitalen Verwaltung. Sie ermöglicht ein medienbruchfreies, also durchgängig elektronisches Arbeiten und erhöht somit die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns, insbesondere die rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation von Entscheidungsprozessen. Die Arbeitsprozesse sowie die Servicequalität werden optimiert, eine höhere Sicherheit wird durch die zentrale Verwaltung und Archivierung (Revisionssicherheit / Langzeitarchivierung) gewährt, der sparsame Umgang mit Ressourcen wird ermöglicht und die demographische Entwicklung berücksichtigt.

Enaio ist ein datenbankbasiertes Content-Management-, Workflow- und Archivsystem. Damit haben wir das Mittel an der Hand, allgemeines Schriftgut über E-Akten zentral und elektronisch zu führen. Die Papierakte und die damit verbundenen analogen Prozesse werden abgelöst. Mit Stand Februar nutzen ca. 70% der städt. Fachämter und Einrichtungen das ECM Enaio zur allgemeinen Schriftgutverwaltung. Die flächendeckende Einführung ist bis spätestens Mitte 2022 angestrebt. Dies bildet die Grundlage strukturierte Workflows (z.B. Genehmigungsworkflow, Posteingangslösung) zur weiteren Prozessoptimierung einzusetzen.

Neben eAkten zur Verwaltung des allgemeinen Schriftguts werden eAkten bereits im Zusammenhang mit Fachverfahren geführt. Seit 2019 arbeitet das Ausländeramt nur noch digital. Vorab wurden alle Akten digitalisiert. Die Lösung für die eAusländerakte auf Basis des ECM-Systems Enaio arbeitet über eine Schnittstelle mit dem Fachverfahren LaDiVA zusammen. So wird in einer Akte von Geburt, Hochzeit und Familie über Berufliches alles gesammelt, was für eine Aufenthaltserlaubnis erforderlich ist. Damit war Friedrichshafen die erste Ausländerbehörde im Regierungsbezirk Tübingen, die nur noch digital arbeitet.

Im Standesamt werden alle relevanten Details für das Personenstandswesen seit 2019 in der gerichtstauglichen eSammelakte geführt. Was bisher auf Papier festgehalten wurde, fasst jetzt ein spezielles Computerprogramm zusammen, das bundesweit in Standesämtern eingesetzt wird.

Auch das Personalamt arbeitet bereits mit der eGehaltsakte, die eng mit SAP verknüpft ist. Eine Einführung der ePersonalakte ist in naher Zukunft geplant.

Weitere Lösungen wie z.B. die eSteuerakte, die e-Gewerbeakte oder die digitale Bauakte sollen zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls eingeführt werden.

Die Mindestanforderungen für die Annahme elektronsicher Rechnungen können wir erfüllen. Das Projekt Elektronischer Rechnungsworkflow, welches dabei helfen soll, eingehende elektronische Rechnungen auch elektronisch verarbeiten zu können, steht in den Startlöchern und soll zeitnah umgesetzt werden. Dieses Projekt hat Auswirkungen auf alle Fachämter und bedarf neben der technischen auch insbesondere der prozessualen Betrachtung. 

Damit durch digitale Prozesse Mehrwerte geschaffen werden können, sind diese konsequent an den Bedürfnissen der Nutzer auszurichten. Nur wenn die Anwender den Nutzen einer digitalen Lösung erkennen und möglichst intuitiv zum Ziel ihrer Interaktion gelangen, wird diese auch angenommen.

Im Rahmen des digitalen Prozessmanagements wird daher bei der Betrachtung von Prozessen und der Einführung von neuer Software der Fokus auch auf die Nutzerzentrierung gelegt.

Durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) werden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten und diese zu einem Portalverbund zusammenzuschließen. Insgesamt wurden 575 zu digitalisierende Leistungen identifiziert.

Service-BW ist das Serviceportal des Landes und der Kommunen in Baden-Württemberg. Das Portal bietet Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Beschäftigten in der Verwaltung detaillierte Informationen zu Verwaltungsdienstleistungen in vielen Situationen des Lebens sowie den einfachen Zugang zu Formularen und Online-Diensten.

Die Stadt Friedrichshafen beteiligt sich aktiv an dem übergreifenden Zusammenarbeiten mit dem Innenministerium und Komm.One und fungiert als Pilotkommune für die Standardisierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Aktuell nimmt das Standesamt am OZG-Prozess-Projekt „Personenstandsurkunden“ teil.

Damit auch die kostenpflichtigen Anträge in Friedrichshafen komfortabel über das Portal abgebildet werden können, wurde von der Stadtkasse die Bezahlkomponente epayBL eingeführt. Hierüber werden verschiedene elektronische Bezahlmöglichkeiten wie Kreditkarte, Girocard, PayPal, etc. angeboten. 

Der Nutzen entsteht, wenn diese ersten digitalen Prozesse von der Stadtverwaltung online gestellt werden. Hierfür laufen aktuell Vorbereitungen, um eine rechtzeitige Umsetzung garantieren zu können.