Datenerhebung und -verarbeitung bei der Teilnahme an BigBlueButton-Webkonferenzen

Information der Betroffenen nach Art. 13 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Datenerhebung und -verarbeitung bei der Teilnahme an BigBlueButton-Webkonferenzen über die Website konferenz.friedrichshafen.de.

Die DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen dazu, betroffene Personen über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu informieren (Art. 13 Abs. 1 und 2). Die Stadt Friedrichshafen bzw. deren Beschäftigte als Initiator der Webkonferenz und Bereitsteller der Anwendung BigBlueButton erfüllt diese Vorgabe der DSGVO durch folgende Informationen, gegliedert nach der Nennung der einzelnen Informationsinhalte im Art. 13 DSGVO:

Art. 13 Abs. 1

a) Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Stadt Friedrichshafen
vertreten durch Oberbürgermeister Simon Blümcke
Adenauerplatz 1
88045 Friedrichshafen
Tel. +49 7541 203-0

b) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Externer behördlicher Datenschutzbeauftragter der Stadt Friedrichshafen
Krailenshaldenstraße 44
70469 Stuttgart
Tel. +49 711 8108-14444

c) Verarbeitungszweck ist die funktionsfähige Bereitstellung des Webkonferenzdienstes und die technische Überwachung der Konferenz über die beteiligten Geräte und Infrastrukturen auch zur Verbesserung des Dienstes für die Zukunft. Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der technischen Daten (siehe später) ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. f) das berechtigte Interesse des Verantwortlichen.

d) für die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Verarbeitung der Daten, die nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) erhoben werden, werden folgende Interessen verfolgt:

  • Benutzerverwaltung
  • Verwaltung der Konferenzräume
  • Verbesserung des Dienstes
  • Qualitätssicherung
  • Monitoring
  • Support

e) Empfänger der Daten im Auftrag der Stadt Friedrichshafen sind die folgenden Firmen:

  • Firma Hetzner (Serverhosting)
  • Firma fonial (Telefoneinwahl)
  • Firma open souce company (Softwarewartung)

f) Eine Übermittlung der technischen Daten in ein Drittland nach DSGVO erfolgt nicht.

Art. 13 Abs. 2

a) Daten für Zwecke nach Abs. 1 lit. c) werden für maximal vier Wochen gespeichert. Davon ausgenommen sind die Userdaten der registrierten Personen (Name, E-Mail-Adresse) sowie deren Konferenzräume (Raumbezeichnung, Raumeinstellungen). Diese Daten bleiben gespeichert, bis der User die betroffenen Konferenzräume bzw. den eigenen Account löscht.

b) Betroffene haben das Recht von den Verantwortlichen Auskunft über die zur Person gespeicherten Daten zu erhalten. Ebenso haben Betroffene das Recht auf Berichtigung oder Löschung ihrer Daten sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und des Widerspruchs gegen die Verarbeitung. Auf Antrag werden personenbezogene Daten übertragen.

c) Es ist keine Einwilligung erforderlich, da eine Aufzeichnung der Konferenz in Wort und Bild seitens der Stadt Friedrichshafen nicht angeboten wird.

d) Soweit Betroffene der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

e) Eine Übermittlung der Daten in ein Drittland nach DSGVO erfolgt nicht.

f) Ein Profiling findet nicht statt.

Anhang: Verarbeitete personenbezogene Daten / Auftragsverarbeiter

entsprechend dem Verweis aus vorgenanntem Art. 13 Abs. 2 lit. a)

  • IP-Adresse
  • User-ID
  • Hardware-Typ
  • Betriebssystem und -version
  • Webbrowser
  • Aktionen (z. B. Hochladen von Präsentationen, Beitreten von Benutzern, etc.)
  • Geografische Region (nur über IP)
  • Meeting Information (Titel, Datum, Zeit, Dauer, Anzahl, Netzwerkverbindung, u. a.)
  • Informationen des Meeting Hosts (Name des Hosts, Meeting-Seiten-URL, Start- und Endzeit des Meetings)
  • Meeting-Teilnehmer-Informationen (User-Name, Start- und Endzeit des Meetings)
  • Anrufteilnehmerinformationen (IP-Adresse, User-Name, Telefonnummern)
  • Informationen zu Berechtigungen, Rollen, Teilnahme und Konfiguration zu Break-Out-Rooms
  • Votings

Für das Serverhosting der BigBlueButton-Dienste ist folgender Unterauftragnehmer beauftragt:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen 

Für die Bereitstellung der Telefonieeinwahlfunktion ist folgender Unterauftragnehmer beauftragt:

fonial GmbH
Kaiser-Wilhelm-Ring 7–9
50672 Köln

Für die Betreuung der BigBlueButton-Dienste (Installation, Konfiguration, Updates, Fehlerbehebung) ist folgender Unterauftragnehmer beauftragt:

osc – open source company UG (haftungsb.)
Gutenbergstrasse 2
88677 Markdorf