Elektronische Rechnung über die E-Rechnungseingangsplattformen des Bundes stellen
Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringt, können Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die E-Rechnungseingangsplattformen stellen. Das betrifft Rechnungen an folgende Stellen:
- alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung
- Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung
- Zuwendungsempfänger (Stellen außerhalb der Bundesverwaltung, die Leistungen des Bundes empfangen, zum Beispiel einige Museen) und
- kooperierende Bundesländer: Thüringen (Stand Dezember 2019)
- Weberfassung,
- Upload,
- EMail und
- PEPPOL (derzeit noch nicht auf jeder Plattform verfügbar).
Sie können den Status Ihrer elektronischen Rechnung jederzeit über Ihr Zugangskonto einsehen. Damit Sie Ihre Rechnungen elektronisch einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen. Sie müssen
- maschinenlesbar sein und
- in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (PDF oder Bilddatei reicht nicht).
- nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von EUR 1.000 netto gestellt werden,
- geheimhaltungsbedürfte Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes oder sonstige Beschaffungen im Ausland oder
- in Verfahren der Organleihe i.S.v, § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Die Pflicht ERechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, tritt für Bundesländer spätestens am 18.04.2020 (gegebenenfalls vorher entsprechend der jeweiligen ERechnungsverordnung auf Landesebene) in Kraft.
Voraussetzungen
- Sie erbringen Dienstleistungen für
- Einrichtungen der Bundesverwaltung,
- Zuwendungsempfänger oder
- kooperierende Bundesländer
- Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; PDF Dokument oder Bilddatei genügen nicht).
- Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- CENNorm "Elektronische Rechnungsstellung"
- Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes und
- Anforderungen der jeweiligen Nutzungsbedingungen der verwendeten Rechnungseingangsplattform
- Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
Zuständigkeit
Ihr Auftraggeber
Ablauf
Ihre Rechnungen können Sie per E-Mail senden, direkt hochladen, per Weberfassung manuell erstellen oder künftig mittels PEPPOL versenden. Das PEPPOL eDelivery Network ist ein europäische Transportnetzwerk für den Austausch von Doku-menten mit der öffentlichen Verwaltung. In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.
- Für Rechnungen an Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung: Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)
- Für Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer: Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
- Vor- und Nachname
- Kennwort
- E-Mail-Adresse
- Rufen Sie den Link der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform auf.
- Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
- Wählen Sie über die Benutzerverwaltung einen für Sie optimalen Übertragungskanal für Ihre E-Rechnungen aus.
- Ihre Rechnung wird durch die jeweilige E-Rechnungseingangsplattform automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
- Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger bereitgestellt.
- Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftrag-geber bekommen haben.
- Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform eingegangen ist.
- PDF-Dokumente
- Bilder (PNG, JPG)
- Textdateien (CSV)
- Excel-Tabellendokumente (XLSX)
- OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
Fristen
Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.
Erforderliche Unterlagen
Rechnungsbegründende Anlagen können Sie als Anlage in die Rechnung einbetten.
Kosten
Keine
Hinweis: Wenn Sie einen Dienstleister zur Übermittlung von Rechnungen wählen, können Kosten durch diesen Dienstleister anfallen.
Sonstiges
Bei technischen und fachlichen Fragen zur Zentralen Rechnungseingangsplattform:
Support-Hotline:
- 0228 99681-1 01 01
- Montag bis Freitag: 08:00 bis 16:00 Uhr
- sendersupport-xrechnung@bdr.de
Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist der Standard XRechnung. Der Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. XRechnung ist eine Kon-kretisierung ("Core Invoice Usage Specification" bzw. "CIUS") der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.
Rechtsgrundlage
Freigabe
Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Bundesinnenministerium hat dessen ausführliche Fassung am 13.03.2020 freigegeben.