Datenschutz - Registermeldung abgeben

Öffentliche und private Institutionen müssen Verfahren, in denen sie personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, dem Landesbeauftragten für den Datenschutz melden.

Anhand der Meldungen zum Register lassen sich datenschutzrechtliche Mängel erkennen, z.B. wenn Löschungsfristen nicht beachtet oder personenbezogene Daten unnötig gespeichert werden. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz verlangt in diesem Fall von Ihnen, diese zu beseitigen.

Achtung: Ihnen droht eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro, wenn

• Sie der Meldepflicht nicht beziehungsweise nicht rechtzeitig nachkommen oder
• Ihre Meldung unrichtig beziehungsweise unvollständig ist.

Je nach Einzelfall sind auch höhere Beträge möglich.

Sie müssen auch spätere Änderungen an den Verfahren melden.

Voraussetzungen

Sie verarbeiten automatisiert personenbezogene Daten.

Diese Voraussetzung kann in folgenden Fällen entfallen:

• Sie verarbeiten die Daten nur für persönliche oder familiäre Tätigkeiten.
• Sie haben eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
• Sie verarbeiten personenbezogene Daten nur für eigene Zwecke und
  • beschäftigen bei der Verarbeitung ständig nicht mehr als neun Personen oder
  • die Betroffenen haben der Verarbeitung ihrer Daten zugestimmt oder
  • die Verarbeitung ergibt sich aus einem Vertragsverhältnis mit den Betroffenen (hier ist davon auszugehen, dass den Betroffenen bekannt ist, dass deren Daten verarbeitet werden).

Wenn Sie personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten, gilt die Meldepflicht ohne Ausnahme:

• Übermittlung (z.B. Auskunfteien, Adresshändler)
• anonymisierte Übermittlung
• Markt- und Meinungsforschung

Zuständigkeit

der Landesbeauftragte für den Datenschutz

Ablauf

Das Verfahren müssen Sie schriftlich melden. Die dafür notwendigen Unterlagen können Sie beim Landesbeauftragten für den Datenschutz anfordern oder von der Internetseite herunterladen.

Meldepflichtig ist die für die Datenverarbeitung verantwortliche Institution. Dies gilt auch, wenn sie ein anderes Unternehmen beauftragt hat, die Daten zu verarbeiten.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz trägt die gemeldeten Daten im Datenschutzregister ein.

Fristen

• Erstmeldung: vor Inbetriebnahme des automatisierten Verfahrens
• Änderungsmeldung (auch Löschungsmeldung): vor dem Wirksamwerden einer Änderung

Es genügt, wenn Sie die Meldung vor Inbetriebnahme beziehungsweise In-Kraft-Treten der Änderung an den Landesbeauftragten für den Datenschutz abschicken.

Erforderliche Unterlagen

keine

Kosten

keine

Rechtsgrundlage

Freigabe

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hat dessen ausführliche Fassung am 05.04.2018 freigegeben.